08 Juil Tu veux être ma marraine ou mon parrain ?

Dans le cadre du plan de transformation C-POSSIBLE, des groupes de progrès ont planché sur l’amélioration de l’accueil des nouveaux agents. Un projet pilote vient de voir le jour : le parrainage de nos nouveaux collègues.

Lors de plusieurs groupes de progrès, le personnel (ouvrier et administratif) s’est réuni autour de la thématique «l’accueil et l’intégration des nouveaux agents». Plusieurs idées concrètes ont pu émerger et le Comité de Direction a souhaité que certaines soient mises en application dès que possible. C’est donc tout naturellement que depuis la mi-avril, un nouveau projet pilote a vu le jour dans le département des Relations Humaines (RH) : le parrainage.

PARRAIN OU MARRAINE, POURQUOI FAIRE ?

Le rôle du parrain ou de la marraine d’un nouvel employé est essentiel pour une intégration réussie. Il s’agit d’une personne-ressource, volontaire et bien intégrée à l’organisation. Elle est chargée d’accompagner la nouvelle recrue dès son arrivée, de lui fournir des conseils transversaux et de lui présenter le réseau interne. Le parrain ou la marraine joue un rôle de référence en facilitant l’intégration du nouvel agent, l’aidant à mieux comprendre son nouvel environnement de travail. Devenir parrain ou marraine se fait sur une base volontaire. Toutefois, la personne choisie ne peut être le responsable direct de la nouvelle recrue.

L’accueil opérationnel du nouvel agent se déroule en plusieurs étapes clés :

1. D’abord, le parrain ou la marraine s’informe sur la nouvelle venue à travers son CV et son parcours. Ensuite, il prend contact avec son filleul avant son entrée en fonction pour se présenter et expliquer son rôle. Le jour de l’arrivée, le parrain ou la marraine accueille son nouveau collègue à l’entrée, l’accompagne jusqu’à son responsable hiérarchique, et participe à un entretien convivial.
   
   
2. Le ou la N+1 présente ensuite la personne au service, et le parrain (ou la marraine) prend en charge la nouvelle recrue durant toute la journée. Il lui donne des infos pratiques sur son nouvel environnement de travail (les possibilités de parking, de restauration le temps de midi…). Il peut aussi proposer de partager le déjeuner ou organiser une rencontre conviviale et rassurante. Le parrain ou la marraine reste avant tout une personne-ressource durant plusieurs mois, assurant ainsi un soutien continu.
   
   

Pour garantir le succès du parrainage, il est crucial que le responsable se coordonne étroitement avec le parrain ou la marraine. Une communication fluide et efficace entre eux est indispensable pour optimiser le processus d’intégration.

UN PROJET PILOTE REUSSI DANS LE DEPARTEMENT RH

Après avoir constitué le pool des parrains et des marraines, ces derniers ont pu « choisir » leur filleul et donc appliquer l’accueil opérationnel décrit plus haut. Les premiers retours des nouveaux et nouvelles sont très positifs et encourageants.

Pour eux, le système de parrainage est vraiment une très bonne idée qui devrait être appliquée partout. Cette initiative permet d’être à l’aise et en confiance plus rapidement, car lors d’une entrée en service, on se retrouve souvent perdu. Marianne, nouvelle recrue ajoute « Quand on arrive dans une telle institution, on se sent moins désorienté, on a un seul interlocuteur au début pour toutes nos questions, c’est plus facile. »

Les parrains et marraines partagent également des avis positifs, soulignant que ce projet simplifie l’arrivée des nouveaux, les aide à se sentir à l’aise rapidement et à tisser des liens facilement. Jean-Jacques, parrain, ajoute: « Je trouve que le projet de parrainage/marrainage est d’une grande utilité. Il permet d’accueillir le nouvel agent de la meilleure manière possible en lui permettant de s’intégrer rapidement et de « briser la glace » avec l’ensemble des collègues. Il réduit également le facteur stress lié à un début de fonction et permet à l’agent de ne pas tomber dans l’inconnu. »

Ce projet pilote de parrainage s’annonce très prometteur en offrant une meilleure intégration à toutes et tous. Son déploiement prochain à l’ensemble des départements ne devrait dès lors pas tarder.